General Data Protection Regulation (GDPR)

Data protection information in accordance with the EU General Data Protection Regulation (GDPR) (as of May 25, 2018) Below you will receive important information from us about how we process your personal data and your rights under the Data Protection Act (BDSG). Which data we process in detail and how it is used depends largely on the services agreed with you.


1. Responsibility and contact:

  • The responsible body for data processing is PinoyLogistik. If you have any questions about data processing, you can contact us on 02058 890 9893 or by email at service@pinoylogistik.com.

2. Data sources and processing:

  • We process personal data that we receive from our customers and interested parties as part of our business relationship. In addition, in individual cases - to the extent necessary for the provision of our service - we process personal data that we have legitimately obtained and are permitted to process from publicly accessible sources (e.g. commercial and association registers, press, media, internet). Personal data from customers, interested parties and shipment recipients is required to carry out the order and is stored in our database. This data includes, among other things, name, complete billing address, telephone and email address. If necessary, the same data will be collected and stored if, in addition to the billing address (= freight payer), different addresses are required for the provision of the service (e.g. different collection addresses). Sensitive personal data such as date of birth, place of birth, gender, nationality and marital status, identification data (e.g. ID card details) are collected exclusively for submission to the Philippine Bureau of Customs (BOC), and only if necessary. This information is stored temporarily. They will be deleted from our servers immediately after the customer shipments arrive and are cleared by the customs authorities.

3. Purpose of processing and legal basis:

  • Wir verarbeiten die vorab genannten personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG):                                                                                               
  • Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Artikel 6 Abs.1 b DSGVO): Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich zur Erbringung von Logistik- und Transport Dienstleistungen auf die Philippinen. 
  • Im Rahmen der Interessenabwägung (Artikel 6 Abs. 1 f DSGVO): Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Beispiele: • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten • Maßnahmen zur Sicherstellung des Hausrechts • Angaben zum Versender und die von ihm ausgefertigte Packliste zur Vorlage bei der philippinischen Zollbehörde ( Bureau of Customs, BOC) (Name und Wohnort des Versenders) • Name und vollständige Anschrift des Empfängers der Sendung sowie Telefonnummer, falls verfügbar.
  • Aufgrund Ihrer Einwilligung (Artikel 6 Abs. 1 a DSGVO): Soweit Sie uns Ihre Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben. Ihre Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der EU-Datenschutz-Grundverordnung, also vor dem 25. Mai 2018, erteilt wurden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Eine Statusübersicht der von Ihnen erteilten Einwilligungen können Sie jederzeit bei uns anfordern.
  • Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Artikel 6 Abs.1 c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Artikel 6 Abs.1 e DSGVO): Die geltenden Steuergesetze und andere Vorschriften verpflichten uns zur lückenlosen Dokumentation unserer Geschäftsprozesse. Wir sind verpflichtet, Ihre Daten, die zur Durchführung unserer Dienste erforderlich sind, den gesetzlichen Vorschriften entsprechend zu archivieren.

4. Datenweitergabe:

  • Innerhalb unseres Unternehmens erhalten alle Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten, wenn diese unsere schriftlichen datenschutzrechtlichen Weisungen wahren. Dies sind im wesentlichen Unternehmen aus den folgenden Kategorien: • Inländische oder europaweit tätige Paketdienstleister, die in unserem Auftrag tätig sind (z.B. DHL, DPD, UPS u.ä.) • International operierende Frachtunternehmen oder Reedereien (z. B. FedEx, UPS, Maersk Line, u.ä.) • Auf den Philippinen tätige Transportdienstleister, die wir mit der Zustellung Ihrer Sendungen beauftragen. • Unser philippinischer Zoll Broker, im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb unseres Unternehmens ist zu beachten, dass diese zur Verschwiegenheit über alle kundenbezogenen Tatsachen und Wertungen verpflichtet sind, von denen wir Kenntnis erlangen. Informationen über Sie dürfen wir nur weitergeben, wenn • gesetzliche Bestimmungen dies erfordern • Sie eingewilligt haben • der von uns beauftragte Auftragsverarbeiter gleichgerichtet die Einhaltung der Vorgaben der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) garantiert. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein: • Finanzbehörden • Deutsche bzw. europäische Zollbehörden • Zollbehörden auf den Philippinen

5. Datenübermittlung ins Ausland:

  • Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) findet nur statt, soweit dies zur Auftragsdatenverarbeitung im Rahmen der Ausführung Ihrer Aufträge erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Werden Dienstleister im Drittstaat eingesetzt, sind diese zusätzlich zu schriftlichen Weisungen durch die Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln zur Einhaltung des Datenschutzniveaus in Europa verpflichtet.  

6. Datenlöschung:

  • Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, wenn keine Weiterverarbeitung erforderlich ist, beispielsweise: • Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen: Zu nennen sind das Handelsgesetzbuch sowie steuerrechtliche Vorschriften. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre • Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

7. Datenschutzrechte:

  • Every data subject has the right: • to information under Article 15 GDPR • to correction under Article 16 GDPR • to deletion under Article 17 GDPR • to restriction of processing under Article 18 GDPR • to objection under Article 21 GDPR • to data portability under Article 20 GDPR . The restrictions in accordance with Sections 34 and 35 BDSG apply to the right to information and the right to deletion. In addition, there is a right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority (Article 77 GDPR in conjunction with Section 19 BDSG). You can revoke your consent to the processing of personal data at any time. This also applies to the revocation of declarations of consent that were given to us before the EU General Data Protection Regulation came into force, i.e. before May 25, 2018. Please note that the revocation will only take effect in the future. Processing that took place before the revocation is not affected by this.

8. Obligation to provide data:

  • As part of our business relationship, you must provide the personal data that is necessary for the establishment and implementation of a business relationship and the fulfillment of the associated contractual obligations or which we are legally obliged to collect. Without this data, we will refuse to conclude or execute a transport contract. We can no longer carry out an existing contract and will therefore terminate it.

9. Automated Decision Making:

  • In principle, we do not use fully automated decision-making in accordance with Article 22 of the GDPR to establish and implement the business relationship. If we use these procedures in individual cases, we will inform you separately if this is required by law.

10. Right to object according to Article 21 of the EU General Data Protection Regulation (GDPR):

  • You have the right, for reasons arising from your particular situation, to object at any time to the processing of personal data concerning you based on Article 6 Para. 1 e GDPR (data processing in the public interest) and Article 6 Para. 1 f GDPR ( Data processing takes place on the basis of a balancing of interests) to lodge an objection; This also applies to profiling based on this provision within the meaning of Article 4 Paragraph 4 GDPR. If you object, we will no longer process your personal data unless we can demonstrate compelling legitimate grounds for the processing that outweigh your interests, rights and freedoms, or the processing serves to assert, exercise or defend legal claims.